Hinweis zum Datenschutz

Keyloop Holdings (UK) Limited und alle seine Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen (“wir”, “uns”, “unser”) verpflichten sich, Ihre Privatsphäre zu respektieren und die Privatsphäre und die Sicherheit der persönlichen Daten zu schützen, die in Verbindung mit Ihrer Beziehung zu uns gesammelt oder erzeugt werden (“persönliche Daten”). Bitte lesen Sie den folgenden Hinweis sorgfältig durch, um zu verstehen, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen und wie wir Ihre Daten erfassen, verarbeiten, weitergeben und schützen. Wir informieren Sie auch über die Wahlmöglichkeiten und Rechte, die Sie in Bezug auf Ihre persönlichen Daten haben.

Ist Keyloop ein Datenverantwortlicher oder ein Datenverarbeiter?

Wenn Sie unsere Websites nutzen, sich nach unseren Dienstleistungen erkundigen, uns Ihre Produkte oder Dienstleistungen anbieten, sich bei uns für eine Stelle bewerben oder bei uns arbeiten, sind wir ein Datenverantwortlicher. Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden. Diese Datenschutzerklärung gilt in diesem Zusammenhang für Sie.

Wir fungieren auch als Datenverarbeiter der personenbezogenen Daten, die unsere Kunden uns zur Verfügung stellen oder mit Hilfe unserer Dienste erfassen, speichern oder verarbeiten (in der Regel Händler und Fahrzeughersteller). Wenn wir nur Datenverarbeiter sind, sind unsere Kunden gesetzlich verpflichtet, den betroffenen Personen ihre eigenen Datenschutzhinweise zur Verfügung zu stellen, und dieser Datenschutzhinweis gilt nicht für Sie. Wenn Sie dann Fragen zur Verwendung oder Verarbeitung personenbezogener Daten haben, sollten Sie sich direkt an sie wenden.

Welche personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten, speichern und nutzen wir?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Weise erheben, verarbeiten, speichern und verwenden, abhängig von den Aktivitäten, die unsere Interaktionen regeln. Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn sie für die Dienstleistungen oder Produkte, die wir Ihnen zur Verfügung stellen oder die Sie uns zur Verfügung stellen, oder für die Stelle, für die Sie sich bei uns bewerben oder die Sie bei uns erhalten, relevant sind.

Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören Angaben über Rasse oder ethnische Zugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Sexualleben, sexuelle Orientierung, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Informationen über Gesundheit sowie genetische und biometrische Daten. Wir werden besondere Kategorien personenbezogener Daten nur dann verarbeiten, wenn dies relevant und erforderlich ist und wenn es uns gesetzlich erlaubt ist, insbesondere unter den folgenden Umständen (i) mit Ihrer schriftlichen Zustimmung; (ii) wenn wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen müssen; (iii) wenn dies im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder wenn Sie ein schutzbedürftiger Kunde sind, oder zur Überwachung der Chancengleichheit und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung.

Zu den von uns verarbeiteten Arten personenbezogener Daten können gehören:

Wir können auch zusammengefasste Daten wie statistische oder demografische Daten für jeden Zweck sammeln, verwenden und weitergeben. Aggregierte Daten können aus Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet werden, gelten aber rechtlich nicht als personenbezogene Daten, da diese Daten weder direkt noch indirekt Ihre Identität preisgeben. So können wir beispielsweise Ihre Nutzungsdaten zusammenfassen, um den Prozentsatz der Nutzer zu berechnen, die auf eine bestimmte Funktion der Website zugreifen. Wenn wir jedoch zusammengefasste Daten mit Ihren personenbezogenen Daten kombinieren oder verbinden, so dass sie Sie direkt oder indirekt identifizieren können, behandeln wir die kombinierten Daten als personenbezogene Daten, die in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verwendet werden.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, können Dritte in den Bewerbungsprozess involviert sein, wie z. B. Personalvermittlungsagenturen oder Websites für die Stellenvermittlung. Sie haben ihre eigenen Datenschutzhinweise und wir empfehlen Ihnen, deren Websites zu besuchen, um zu prüfen, wie sie Ihre persönlichen Daten verwenden. Wenn sich ein Bewerber für eine Stelle bei Keyloop bewirbt und den Zuschlag erhält, haben wir einen speziellen Datenschutzhinweis für Mitarbeiter, den wir Ihnen bei Ihrem Eintritt in unser Unternehmen zur Verfügung stellen.

Es ist wichtig, dass die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten auf dem neuesten Stand und korrekt sind. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erfasst haben, teilen Sie uns bitte so bald wie möglich mit, wenn sich Änderungen ergeben oder Sie auf Fehler in den von uns gespeicherten personenbezogenen Daten aufmerksam werden. Wir werden uns in angemessener Weise darum bemühen, die Daten entsprechend anzupassen.

Warum sammeln und verarbeiten Sie meine persönlichen Daten?

Wir verwenden Ihre persönlichen Daten nur dann, wenn das Gesetz es uns erlaubt. In den meisten Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten unter den folgenden Umständen verwenden:

• Zur Bereitstellung von Informationen (z. B. angeforderte Broschüren), zur Unterstützung und zur Bearbeitung allgemeiner Anfragen, die Sie möglicherweise über unsere Website stellen.
• Wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen.
• Wenn es für unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten) erforderlich ist und Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen.
• Wenn wir dies benötigen, um einen Vertrag zu erfüllen, den wir abschließen wollen oder abgeschlossen haben. Dies kann auch bedeuten, dass wir einen Vertrag mit einem unserer Unternehmenskunden (z. B. Ihrem Arbeitgeber) erfüllen, z. B. wenn wir Ihrem Arbeitgeber unser(e) Schulungsprodukt(e) zu Ihrem Nutzen und dem anderer Endnutzer zur Verfügung stellen.

Wenn wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder eines mit Ihnen (oder Ihrem Arbeitgeber) geschlossenen Vertrags personenbezogene Daten erheben müssen und Sie uns diese Daten nicht auf Anfrage zur Verfügung stellen, können wir den Vertrag, den wir mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber geschlossen haben oder zu schließen versuchen (z. B. um Ihnen Waren oder Dienstleistungen zu liefern), möglicherweise nicht erfüllen. In diesem Fall kann es sein, dass wir ein Produkt oder eine Dienstleistung, die Sie bei uns in Anspruch genommen haben, stornieren müssen, aber wir werden Sie darüber informieren, wenn dies der Fall ist.

Im Allgemeinen stützen wir uns nicht auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, obwohl wir Ihre Einwilligung einholen, bevor wir Ihnen Direktmarketing-Mitteilungen von Dritten per E-Mail oder SMS zusenden. Sie haben das Recht, Ihre Zustimmung zu Marketingzwecken jederzeit zu widerrufen, indem Sie uns unter dpo@keyloop.com kontaktieren oder die in den Nachrichten enthaltenen Abmeldelinks nutzen. Wenn Sie sich nicht gegen den Erhalt von Marketingmaterial von uns entschieden haben, erhalten Sie Marketingmitteilungen von uns, wenn Sie Informationen von uns angefordert oder unsere Produkte oder Dienstleistungen gekauft haben.

Besondere Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

Wir werden Ihre persönlichen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie gesammelt haben, es sei denn, wir sind der Meinung, dass wir sie für einen anderen Zweck verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies erlaubt.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung in Übereinstimmung mit den oben genannten Regeln verarbeiten können, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist.

Links von Dritten

Unsere Websites können Links zu anderen Websites enthalten, auch zu denen unserer Geschäftspartner und Firmenkunden. Wir bemühen uns zwar, nur Links zu Websites zu setzen, die unsere hohen Standards und unseren Respekt für den Datenschutz teilen, aber wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken anderer Websites verantwortlich, und wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzhinweise der einzelnen Websites zu lesen.

Offenlegung gegenüber Dritten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die unten aufgeführten Kategorien von Parteien zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und Situationen weitergeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, um einen Vertrag mit Ihnen (oder ggf. Ihrem Arbeitgeber) abzuschließen, zu verwalten und zu administrieren oder für andere Zwecke, die wir Ihnen in dieser Datenschutzerklärung mitteilen.

An wen wir Ihre persönlichen Daten weitergeben können:

• Unsere Tochtergesellschaften innerhalb der Keyloop-Unternehmensgruppe und unsere Aktionäre
• Andere Datenverarbeiter, die uns mit Dienstleistungen versorgen, damit wir Ihnen unsere Dienste anbieten können, aber nur, wenn sie die Daten nur für Zwecke verwenden, die mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmen und unseren Anweisungen entsprechen. Dazu können unsere Lieferkette, unsere Versicherer, unsere professionellen Berater oder unsere IT-Lieferanten gehören.
• Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, die unsere Dienstleistungen kaufen und mit denen wir unter Vertrag stehen (einschließlich Firmenkunden, die möglicherweise Ihr Arbeitgeber sind).
• Alle Organisationen, denen wir die personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften mitteilen müssen, z. B. solche, die in Notfällen Hilfe leisten müssen, gesetzliche Behörden wie Strafverfolgungsbehörden, Steuerbehörden und Kreditauskunfts- oder Betrugsverhütungsstellen, sofern dies erforderlich ist.
• Übernehmende Organisationen, wenn wir an einem Verkauf oder einer Übertragung eines Teils oder der Gesamtheit ihres Geschäfts beteiligt sind (personenbezogene Daten werden vor dem Verkauf nach Möglichkeit anonymisiert).

Unsere Drittdienstleister und andere Unternehmen der Gruppe sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit unseren Richtlinien zu schützen. Wir gestatten unseren externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden, es sei denn, sie erbringen auch Dienstleistungen für Sie als Datenverantwortliche und sind Ihnen gegenüber direkt für Ihre Geschäfte mit ihnen verantwortlich. Wir gestatten ihnen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur für festgelegte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen.

Internationale Übermittlung von personenbezogenen Daten

Aufgrund der globalen Natur unseres Geschäfts können Ihre persönlichen Daten über internationale Grenzen hinweg übertragen werden. Wenn Sie in einem Land ansässig sind, das zusätzliche Bestimmungen für die internationale Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten vorschreibt, stellen wir sicher, dass wir dies nur in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen tun (z. B. EU-GDPR und UK-GDPR). Wo immer möglich, übermitteln wir personenbezogene Daten in Länder, die von der britischen Regierung oder durch Entscheidungen der Europäischen Kommission als angemessener Schutz für personenbezogene Daten eingestuft werden.

Wenn das Land, das an der Übermittlung beteiligt ist, nicht auf der Liste der Länder steht, in denen angemessene Schutzmaßnahmen gelten, werden wir eine alternative geeignete Methode zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten anwenden, wie z. B. die Standardvertragsklauseln (SCC”) der EU oder die internationalen Datenübertragungsvereinbarungen (IDTA”) des Vereinigten Königreichs.

Wie schützen wir Ihre persönlichen Daten?

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßigem oder unbefugtem Zugriff, Verwendung oder Änderung zu schützen und sie vor versehentlichem Verlust oder Beschädigung zu bewahren.

Wenn wir Informationen an Dritte weitergeben, werden diese Ihre persönlichen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und sich verpflichten, die Daten vertraulich zu behandeln und sicher zu verwahren.

Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, verbundenen Unternehmen, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen benötigen. Sie werden Ihre persönlichen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir haben Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verstößen gegen den Datenschutz oder die Informationssicherheit eingerichtet und werden Sie und gegebenenfalls die zuständige Aufsichtsbehörde informieren.

Wie lange bewahren Sie meine persönlichen Daten auf?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahren, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die wir sie gesammelt haben, erforderlich ist, und gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie.

Bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten berücksichtigen wir Folgendes:

• den Umfang, die Art und die Sensibilität der personenbezogenen Daten;
• das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Weitergabe;
• die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden rechtlichen Anforderungen;
• die Fristen, innerhalb derer wir das Recht haben, geltende Bestimmungen durchzusetzen, und die Fristen, innerhalb derer Sie das Recht haben, Ansprüche gegen uns geltend zu machen.

Wir bewahren personenbezogene Daten auch auf, um gesetzlichen, behördlichen, buchhalterischen oder Berichterstattungsanforderungen und -anleitungen gerecht zu werden. In der Regel handelt es sich dabei um einen Zeitraum von sechs Jahren, nachdem Sie keinen Vertrag oder keine Beziehung mehr zu uns haben.
In Bezug auf personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit der Bereitstellung eines unserer Schulungsprodukte verarbeiten, können wir Ihr Konto und die damit verbundenen Daten löschen, wenn Sie sich seit mehr als 24 Monaten nicht mehr bei Ihrem Konto angemeldet haben. Wenn Ihre Kontodaten gelöscht werden, können Sie nicht mehr auf Ihre Schulungsunterlagen oder -historie zugreifen und müssen möglicherweise erneut an einer solchen Schulung teilnehmen, wenn Sie keine geeigneten Unterlagen haben.
Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, so dass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können; in diesem Fall können wir diese Informationen ohne weitere Mitteilung an Sie verwenden.

Ihre Rechte

Unter bestimmten Umständen haben Sie nach den Datenschutzgesetzen Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten. Die nachstehende Zusammenfassung basiert auf den Rechten, die in der Allgemeinen Datenschutzverordnung verankert sind. Sollten jedoch in Ihrem Land, in dem wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten, andere Gesetze gelten, werden wir diese in Bezug auf die Rechte des Einzelnen einhalten.

Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten und Keyloop der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist, kontaktieren Sie uns bitte unter dpo@keyloop.com.

• Recht auf Zugang zu Ihren persönlichen Daten (allgemein bekannt als “Antrag auf Zugang zu den Daten”). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, berichtigen lassen, auch wenn wir die Richtigkeit der neuen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, möglicherweise überprüfen müssen.
• Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf diese Weise können Sie uns bitten, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, wenn Sie z. B. möchten, dass wir die Richtigkeit der Daten oder den Grund für ihre Verarbeitung feststellen, oder wenn Sie die personenbezogenen Daten zur Ausübung, Begründung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn wir unsere zwingenden legitimen Gründe für die Verwendung der Daten überprüfen müssen.
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund gibt, sie weiterhin zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, von uns die Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie von Ihrem Recht Gebrauch gemacht haben, der Verarbeitung zu widersprechen (siehe unten).
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) berufen und es etwas in Ihrer besonderen Situation gibt, das Sie veranlasst, der Verarbeitung aus diesem Grund zu widersprechen. Sie haben auch das Recht, Widerspruch einzulegen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke verarbeiten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Übermittlung) Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder an Dritte. Wir stellen Ihnen oder einem von Ihnen ausgewählten Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Beachten Sie, dass dieses Recht nur für automatisierte Daten gilt, deren Verwendung Sie ursprünglich zugestimmt haben, oder wenn wir die Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen verwendet haben.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: In den begrenzten Fällen, in denen Sie Ihre Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck gegeben haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung für diese spezifische Verarbeitung jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Zustimmung zu widerrufen, wenden Sie sich bitte an dpo@keyloop.com. Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Zustimmung zurückgezogen haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für den Zweck oder die Zwecke verarbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, es sei denn, wir haben eine andere rechtmäßige Grundlage dafür.

In der Regel müssen Sie für den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten (oder für die Ausübung anderer Rechte) keine Gebühren zahlen. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang unbegründet oder übertrieben ist.

Alternativ können wir uns unter diesen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Es kann sein, dass wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern müssen, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugang zu den Informationen (oder die Ausübung Ihrer anderen Rechte) zu gewährleisten. Dies ist eine weitere geeignete Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht haben, sie zu erhalten.

Wenn es gesetzliche Fristen gibt, innerhalb derer wir auf berechtigte Anfragen reagieren müssen, bemühen wir uns nach Kräften, diese einzuhalten. Gelegentlich müssen wir Sie über eine Fristverlängerung informieren, wenn ein Antrag komplexer ist, wir mehr Informationen von Ihnen benötigen oder wenn Sie mehrere Anträge gestellt haben.

Beanstandungen

Wir verpflichten uns, Beschwerden über unseren Umgang mit Ihren persönlichen Daten zügig zu bearbeiten. Wenn Sie eine Beschwerde einreichen möchten, wenden Sie sich bitte (soweit möglich) per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten: dpo@keyloop.com. 

Wenn Ihre Beschwerde von Keyloop nicht zufriedenstellend behandelt wird, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde in Ihrem Land einreichen. Wenn Sie sich in der EU oder im Vereinigten Königreich befinden, finden Sie die Kontaktinformationen der Datenschutzbehörden unter http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, diesen Datenschutzhinweis jederzeit zu aktualisieren, um die Art und Weise, wie wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten und behandeln, zu reflektieren oder um sicherzustellen, dass alle Änderungen der geltenden Gesetze berücksichtigt werden. Aktualisierte Fassungen des Datenschutzhinweises werden auf unserer Website veröffentlicht. Wir können Sie auch auf andere Weise von Zeit zu Zeit über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten informieren, z. B. per E-Mail.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten: dpo@keyloop.com.