Informativa sulla privacy

Keyloop Holdings (UK) Limited e tutte le sue consociate e affiliate (“noi”, “ci”, “nostro”) si impegnano a rispettare la vostra privacy e a proteggere la riservatezza e la sicurezza dei dati personali raccolti o generati in relazione al vostro rapporto con noi (“Dati personali”). Si prega di leggere attentamente la seguente informativa per comprendere le nostre pratiche relative ai vostri dati personali e le modalità di raccolta, elaborazione, condivisione e protezione dei vostri dati. Condividiamo inoltre i dettagli delle scelte e dei diritti che avete in relazione ai vostri dati personali.

Keyloop è un titolare o un responsabile del trattamento dei dati?

Quando utilizzate i nostri siti web, chiedete informazioni sui nostri servizi, offrite di fornirci i vostri prodotti o servizi, vi candidate per un ruolo presso di noi o venite a lavorare per noi, siamo un Titolare del trattamento dei dati, il che significa che siamo responsabili di decidere come raccogliere e utilizzare i vostri dati personali e la presente Informativa sulla privacy si applica a voi.

Agiamo anche come responsabili del trattamento dei dati personali che i nostri clienti ci forniscono o utilizzano i nostri servizi per la raccolta, l’archiviazione o il trattamento (in genere concessionari e produttori di veicoli). Nei casi in cui siamo solo responsabili del trattamento dei dati, è responsabilità legale dei nostri clienti fornire agli interessati la propria informativa sulla privacy e la presente Informativa sulla privacy non si applica a voi. In caso di domande relative all’utilizzo o al trattamento dei dati personali da parte di questi ultimi, è necessario rivolgersi direttamente a loro.

Quali dati personali raccogliamo, elaboriamo, conserviamo e utilizziamo?

Possiamo raccogliere, elaborare, conservare e utilizzare i vostri Dati personali in vari modi, a seconda delle attività che regolano le nostre interazioni. Raccoglieremo e utilizzeremo i vostri Dati personali solo se sono rilevanti per i servizi o i prodotti che vi stiamo fornendo, o che ci state fornendo, o per il ruolo che avete richiesto o ottenuto con noi.

Le categorie speciali di dati personali comprendono informazioni sulla razza o l’etnia, le convinzioni religiose o filosofiche, la vita sessuale, l’orientamento sessuale, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, le informazioni sulla salute e i dati genetici e biometrici. Tratteremo le Categorie Speciali di Dati Personali solo se pertinenti e se necessario e come ci è consentito dalla legge, in particolare nelle seguenti circostanze (i) con il vostro consenso scritto; (ii) quando abbiamo bisogno di adempiere ai nostri obblighi legali; (iii) qualora sia necessario nell’interesse pubblico, o se l’utente è un cliente vulnerabile, o per il monitoraggio delle pari opportunità e in linea con la presente Informativa sulla privacy.

I tipi di Dati personali che trattiamo possono includere:

Possiamo anche raccogliere, utilizzare e condividere dati aggregati come quelli statistici o demografici per qualsiasi scopo. I dati aggregati potrebbero essere ricavati dai vostri Dati personali, ma non sono considerati dati personali ai sensi di legge in quanto non rivelano direttamente o indirettamente la vostra identità. Ad esempio, possiamo aggregare i dati di utilizzo per calcolare la percentuale di utenti che accedono a una specifica funzione del sito web. Tuttavia, se combiniamo o colleghiamo dati aggregati con i vostri dati personali in modo da potervi identificare direttamente o indirettamente, trattiamo i dati combinati come dati personali che saranno utilizzati in conformità con la presente Informativa sulla privacy.

Se l’utente si candida a lavorare per noi, potrebbero essere coinvolte terze parti nel processo di candidatura, come agenzie di reclutamento o siti web di ricerca del lavoro. Questi ultimi avranno le loro informative sulla privacy e vi consigliamo di visitare i loro siti web per verificare come utilizzeranno i vostri dati personali. Quando un candidato si candida per un ruolo in Keyloop e viene scelto, disponiamo di una specifica Informativa sulla privacy per i dipendenti, che vi forniremo al momento della vostra assunzione.

È importante che i dati personali in nostro possesso siano aggiornati e accurati. Se abbiamo raccolto i vostri dati personali, vi preghiamo di comunicarci il più presto possibile eventuali modifiche o se venite a conoscenza di errori nei dati personali in nostro possesso; ci impegneremo a fare il possibile per garantire che vengano corretti di conseguenza.

Perché raccogliete e trattate i miei Dati personali?

Utilizzeremo i vostri dati personali solo quando la legge ce lo consentirà. Più comunemente, utilizzeremo i vostri Dati personali nelle seguenti circostanze:

• Per fornire informazioni (come ad esempio le brochure richieste), assistenza e per elaborare le richieste generali che potreste fare attraverso il nostro sito web.
• Qualora sia necessario adempiere a un obbligo legale.
• Quando è necessario per i nostri interessi legittimi (o per quelli di una terza parte) e i vostri interessi e diritti fondamentali non prevalgono su tali interessi.
• Qualora sia necessario per l’esecuzione di un contratto che stiamo per stipulare o che abbiamo stipulato. Questo può anche includere l’esecuzione di un contratto con uno dei nostri clienti aziendali (che può essere il vostro datore di lavoro), ad esempio quando forniamo al vostro datore di lavoro i nostri prodotti di formazione a beneficio vostro e di altri utenti finali.

Se dobbiamo raccogliere dati personali per legge o in base ai termini di un contratto stipulato con l’utente (o con il suo datore di lavoro) e l’utente non fornisce tali dati quando richiesti, potremmo non essere in grado di eseguire il contratto che abbiamo o stiamo cercando di stipulare con l’utente o con il suo datore di lavoro (ad esempio, per fornirgli beni o servizi). In questo caso, potremmo essere costretti a cancellare un prodotto o un servizio che avete con noi, ma vi informeremo se questo è il caso in quel momento.

In generale, non ci basiamo sul consenso come base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali, anche se otterremo il vostro consenso prima di inviarvi comunicazioni di marketing diretto di terzi via e-mail o SMS. L’utente ha il diritto di revocare il consenso al marketing in qualsiasi momento contattandoci all’indirizzo dpo@keyloop.com o utilizzando qualsiasi link di cancellazione disponibile nei messaggi. Se non avete scelto di non ricevere marketing da noi, riceverete comunicazioni di marketing da noi se avete richiesto informazioni o acquistato i nostri prodotti o servizi.

Finalità specifiche del trattamento

Trattiamo i vostri dati personali per le seguenti finalità:

Utilizzeremo i vostri Dati personali solo per gli scopi per cui li abbiamo raccolti, a meno che non riteniamo ragionevolmente di doverli utilizzare per un altro motivo e che tale motivo sia compatibile con lo scopo originario. Se abbiamo bisogno di utilizzare i vostri dati personali per uno scopo non correlato, ve lo comunicheremo e vi spiegheremo la base giuridica che ci consente di farlo.

Si prega di notare che potremmo trattare i vostri Dati personali senza che voi ne siate a conoscenza o abbiate dato il vostro consenso, in conformità con le regole di cui sopra, laddove ciò sia richiesto o consentito dalla legge.

Link di terze parti

I nostri siti possono contenere link ad altri siti, compresi quelli dei nostri partner commerciali e clienti aziendali. Sebbene cerchiamo di collegarci solo a siti che condividono i nostri standard elevati e il nostro rispetto per la privacy, non siamo responsabili per le pratiche sulla privacy adottate da altri siti e vi consigliamo di controllare le informazioni sulla privacy di ciascun sito.

Divulgazione a terzi

Possiamo condividere i vostri Dati personali con le categorie di soggetti elencati di seguito per l’uso, le finalità e le situazioni descritte nella presente Informativa sulla privacy, laddove siamo tenuti a farlo per legge, per stipulare, gestire e amministrare qualsiasi contratto con voi (o con il vostro datore di lavoro, se applicabile) o per altre finalità che vi comunichiamo nella presente Informativa sulla privacy.

Con chi possiamo condividere i vostri Dati personali:

• Le nostre affiliate all’interno del gruppo di società Keyloop e ai nostri azionisti
• Altri responsabili del trattamento dei dati che ci forniscono servizi per consentirci di fornire i nostri servizi all’utente, ma solo se utilizzano i dati solo per scopi coerenti con la presente Informativa sulla privacy e secondo le nostre istruzioni. Questi possono includere la nostra catena di fornitura, i nostri assicuratori, i nostri consulenti professionali o i nostri fornitori IT.
• I responsabili del trattamento dei dati che acquistano i nostri servizi e con i quali abbiamo un contratto (compresi i clienti aziendali che possono essere il vostro datore di lavoro).
• Qualsiasi organizzazione con cui siamo tenuti a condividere i Dati personali per legge, come ad esempio quelle necessarie a prestare assistenza in caso di emergenza, le autorità legali, come le forze dell’ordine, le autorità fiscali e qualsiasi agenzia di riferimento creditizio o di prevenzione delle frodi, come potrebbe essere richiesto.
• Organizzazioni acquirenti se siamo coinvolti in una vendita o in un trasferimento di alcune o tutte le sue attività (i dati personali saranno resi anonimi prima della vendita, ove possibile).

I nostri fornitori di servizi terzi e le altre entità del gruppo sono tenuti ad adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere i vostri dati personali in linea con le nostre politiche. Non permettiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i vostri dati personali per i propri scopi, a meno che non vi forniscano anche servizi in qualità di responsabili del trattamento dei dati e quindi siano direttamente responsabili nei vostri confronti per i rapporti con loro. Permettiamo loro di trattare i vostri dati personali solo per scopi specifici e in conformità alle nostre istruzioni.

Trasferimenti internazionali di dati personali

Data la natura globale della nostra attività, i vostri dati personali possono essere trasferiti oltre i confini internazionali. Se l’utente risiede in un paese che richiede l’adozione di disposizioni aggiuntive quando si effettuano trasferimenti internazionali dei suoi dati personali, ci assicuriamo di farlo solo in conformità con le leggi applicabili (come il GDPR dell’UE e il GDPR del Regno Unito). Ove possibile, ci affidiamo al trasferimento dei Dati personali in paesi che sono ritenuti in grado di garantire un’adeguata protezione dei dati personali dal governo britannico o da decisioni prese dalla Commissione europea.

Se il paese coinvolto nel trasferimento non è presente in un elenco di paesi ritenuti in possesso di misure di protezione adeguate, utilizzeremo un metodo alternativo appropriato per proteggere i vostri dati personali, come le Clausole contrattuali standard (“SCC”) dell’UE o gli Accordi internazionali di trasferimento dei dati (“IDTA”) del Regno Unito.

Come proteggiamo i vostri dati personali?

Abbiamo implementato misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i vostri dati personali da accessi, usi o modifiche illegali o non autorizzati, oltre a proteggere da perdite o danni accidentali.

Se condividiamo le informazioni con terzi, questi tratteranno le vostre informazioni personali solo su nostra istruzione e se avranno accettato di trattare le informazioni in modo confidenziale e di mantenerle sicure.

Inoltre, limitiamo l’accesso ai vostri Dati personali ai dipendenti, alle società affiliate, agli agenti, agli appaltatori e ad altre terze parti che hanno la necessità di conoscerli. Essi tratteranno i vostri Dati personali solo su nostra istruzione e sono soggetti a un obbligo di riservatezza.

Abbiamo messo in atto procedure per gestire qualsiasi sospetto di violazione della protezione dei dati o della sicurezza delle informazioni e informeremo l’utente e l’autorità di regolamentazione appropriata, ove applicabile.

Per quanto tempo conservate i miei dati personali?

Conserveremo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui li abbiamo raccolti e in base alla nostra politica di conservazione.

Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo:

• il volume, la natura e la sensibilità dei Dati personali;
• il rischio potenziale di danni derivanti da un uso o da una divulgazione non autorizzati;
• le finalità per cui trattiamo i vostri dati personali e se possiamo raggiungere tali finalità con altri mezzi, e i requisiti legali applicabili;
• i periodi di tempo entro i quali abbiamo il diritto di far valere eventuali termini applicabili e i periodi di tempo entro i quali l’utente ha il diritto di far valere eventuali reclami nei nostri confronti.

Conserviamo inoltre i Dati personali per soddisfare qualsiasi requisito e orientamento legale, normativo, contabile o di rendicontazione. In genere si tratta di un periodo di sei anni dopo la cessazione del contratto o del rapporto con noi.
In relazione ai Dati personali che trattiamo in relazione alla fornitura di uno dei nostri prodotti di formazione, se l’utente non ha effettuato l’accesso al proprio account per più di 24 mesi, possiamo cancellare il suo account e i dati associati. Se i dati del vostro account vengono cancellati, non sarete in grado di accedere ai vostri registri o alla vostra storia formativa e potrebbe esservi richiesto di intraprendere nuovamente tale formazione qualora non abbiate registrazioni adeguate.
In alcune circostanze possiamo anonimizzare i vostri Dati personali in modo che non possano più essere associati a voi, nel qual caso potremo utilizzare tali informazioni senza ulteriori avvisi.

I vostri diritti

In determinate circostanze, l’utente ha i diritti previsti dalle leggi sulla protezione dei dati in relazione ai suoi Dati personali. Il riepilogo che segue si basa sui diritti sanciti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati, ma se nella giurisdizione in cui raccogliamo ed elaboriamo i vostri dati personali si applicano leggi diverse, ci atterremo a quelle in relazione ai diritti delle persone.

Per esercitare i Suoi diritti, qualora Keyloop sia il titolare del trattamento, La preghiamo di contattarci all’indirizzo dpo@keyloop.com.

• Diritto di accesso alle informazioni personali (comunemente noto come “richiesta di accesso ai dati”). Questo vi consente di ricevere una copia dei dati personali in nostro possesso e di verificare che li stiamo trattando legittimamente.
• Diritto di rettifica dei dati personali in nostro possesso. Questo vi permette di far correggere qualsiasi informazione incompleta o imprecisa in nostro possesso, anche se potrebbe essere necessario verificare l’accuratezza di qualsiasi nuovo dato che ci fornirete
• Diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali. Questo vi consente di chiederci di sospendere l’elaborazione dei vostri dati personali, ad esempio se volete che ne stabiliamo l’accuratezza o il motivo dell’elaborazione o se avete bisogno di conservare i dati personali per esercitare, stabilire o difendere rivendicazioni legali, o se dobbiamo verificare i nostri motivi legittimi prevalenti per utilizzarli.
• Diritto alla cancellazione dei dati personali. Questo vi permette di chiederci di cancellare o rimuovere i dati personali qualora non vi siano validi motivi per continuare a trattarli. Avete inoltre il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere i vostri Dati personali qualora abbiate esercitato il vostro diritto di opposizione al trattamento (vedi sotto).
• Diritto di opporsi al trattamento dei vostri dati personali nel caso in cui ci basiamo su un interesse legittimo (o su quello di una terza parte) e c’è qualcosa nella vostra situazione particolare che vi fa desiderare di opporvi al trattamento per questo motivo. Avete inoltre il diritto di opporvi qualora trattiamo i vostri dati personali per finalità di marketing diretto.
• Diritto alla portabilità dei dati (trasferimento) dei vostri dati personali a voi o a terzi. Forniremo a voi, o a terzi da voi scelti, i vostri Dati personali in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina. Si noti che questo diritto si applica solo alle informazioni automatizzate per le quali l’utente ha inizialmente fornito il proprio consenso all’utilizzo o nel caso in cui le informazioni siano state utilizzate per eseguire un contratto con l’utente.
• Diritto di ritirare il consenso: Nelle limitate circostanze in cui l’utente abbia fornito il proprio consenso alla raccolta, all’elaborazione e al trasferimento dei propri dati personali per uno scopo specifico, l’utente ha il diritto di ritirare il proprio consenso per tale elaborazione specifica in qualsiasi momento. Per ritirare il consenso, contattare dpo@keyloop.com. Una volta ricevuta la notifica che l’utente ha ritirato il proprio consenso, non tratteremo più le sue informazioni per lo scopo o gli scopi per i quali ha originariamente acconsentito, a meno che non abbiamo un’altra base legittima per farlo in base alla legge.

Di solito non è necessario pagare una tariffa per accedere ai propri Dati personali (o per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti). Tuttavia, possiamo addebitare un costo ragionevole se la richiesta di accesso è infondata o eccessiva.

In alternativa, possiamo rifiutarci di soddisfare la richiesta in tali circostanze.

Potremmo aver bisogno di richiedervi informazioni specifiche per aiutarci a confermare la vostra identità e garantire il vostro diritto di accesso alle informazioni (o per esercitare qualsiasi altro vostro diritto). Si tratta di un’altra misura di sicurezza appropriata per garantire che i dati personali non vengano divulgati a persone che non hanno il diritto di riceverli.

Se esistono limiti di tempo previsti dalla legge per rispondere a richieste legittime, faremo ogni sforzo ragionevole per rispettarli. Occasionalmente, se una richiesta è più complessa, se abbiamo bisogno di più informazioni da parte vostra o se avete fatto diverse richieste, potremmo dovervi notificare una proroga del termine.

Reclami

Ci impegniamo a risolvere tempestivamente i reclami relativi al trattamento dei vostri dati personali. Se desiderate presentare un reclamo, dovete contattare il nostro responsabile della protezione dei dati via e-mail (ove possibile): dpo@keyloop.com. 

Se il vostro reclamo non viene affrontato in modo soddisfacente da Keyloop, potete presentare un reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati nel vostro paese. Se vi trovate nell’UE o nel Regno Unito, le informazioni di contatto delle autorità preposte alla protezione dei dati sono disponibili all’indirizzo http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento, per riflettere il modo in cui trattiamo e custodiamo i dati personali degli utenti o per garantire che vengano affrontate eventuali modifiche alle leggi applicabili. Versioni aggiornate dell’Informativa sulla privacy saranno pubblicate sul nostro sito web. Di tanto in tanto potremmo anche informarvi in altri modi sul trattamento dei vostri Dati personali, ad esempio tramite e-mail.

Contattateci

In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy, si prega di contattare il nostro responsabile della protezione dei dati inviando un’e-mail a dpo@keyloop.com.